Spis z natury¶
Ta strona opisuje moduł Spis z natury, służący do inwentaryzacji: policzenia rzeczywistych ilości towaru i wyrównania stanów w Bazie towarów.
Do czego służy¶
Spis z natury pozwala zeskanować towar na hali, wpisać policzone ilości i porównać je ze stanem zapisanym w Bazie towarów. Wynikiem jest lista różnic, którą można następnie jednym poleceniem przenieść na stany magazynowe.
Dokument spisu może być powiązany z dokumentem Bazy towarów albo prowadzony samodzielnie, bez powiązania.
Jak utworzyć dokument¶
- Z ekranu głównego wybierz Spis z natury.
- Dotknij przycisku "Utwórz nowy dokument".
- Wpisz nazwę dokumentu.
- Wybierz dokument Bazy towarów, dla którego prowadzony jest spis. Jeżeli spis ma być niezależny, wybierz opcję dokumentu bez bazy towarów.
- Opcjonalnie wpisz opis.
- Zatwierdź. Aplikacja od razu otwiera formularz nowej pozycji.
Uwaga. Utworzenie spisu powiązanego z dokumentem Bazy towarów natychmiast blokuje ten dokument. Zablokowanego dokumentu nie da się edytować ani usunąć, a drugi, równoległy spis nie może go objąć. Blokada trwa do czasu jej jawnego zdjęcia.
Jak dodać pozycję¶
Na liście pozycji dokumentu dotknij przycisku "Dodaj pozycję".
W formularzu pozycji:
- Zeskanuj kod kreskowy towaru albo wpisz go ręcznie.
- Podaj policzoną ilość i wybierz jednostkę miary.
- Wpisz nazwę pozycji i symbol.
- Opcjonalnie podaj cenę netto i wybierz walutę.
- Opcjonalnie wykonaj zdjęcie towaru.
- Zapisz pozycję.
W chwili dodania pozycji aplikacja zapamiętuje stan, jaki miał wtedy odpowiadający towar w Bazie towarów. Różnica między ilością policzoną a zapamiętanym stanem jest pokazywana na liście pozycji: nadwyżka na zielono ze znakiem plus, niedobór na czerwono ze znakiem minus.
Towar, którego nie ma jeszcze w Bazie towarów, można dopisać do spisu. Przy wyrównaniu stanów zostanie założony jako nowa pozycja Bazy towarów.
Wpływ na stan magazynowy¶
Spis z natury działa inaczej niż pozostałe moduły: ma trzy odrębne etapy, a zamknięcie dokumentu nie rusza stanu magazynowego.
| Etap | Co się dzieje |
|---|---|
| Utworzenie dokumentu | powiązany dokument Bazy towarów zostaje zablokowany |
| Dodawanie pozycji | zapisywane są policzone ilości oraz zapamiętany stan z Bazy towarów, a sam stan nie zmienia się |
| Zamknięcie dokumentu | liczenie jest zakończone, stan nadal się nie zmienia |
| Wyrównanie stanów | różnice zostają przeniesione na stany w Bazie towarów |
| Odblokowanie dokumentu Bazy towarów | zdjęcie blokady, po którym wyrównanie nie jest już możliwe |
Zamknięcie dokumentu i jego skutki¶
Zamknięcie (przycisk "Zatwierdź" w szczegółach dokumentu) oznacza wyłącznie, że liczenie zostało zakończone. Po zamknięciu dokument trafia na listę zamkniętych i przestaje być edytowalny.
Dopiero po zamknięciu w szczegółach dokumentu pojawiają się akcje "Wyrównaj stany" i "Odblokuj dokument bazy towarów".
Wyrównanie stanów¶
Wyrównanie stanów jest osobną, jawną akcją administratora, wykonywaną z ekranu szczegółów zamkniętego dokumentu.
Dla każdej pozycji z niezgodną ilością aplikacja:
- pozycja powiązana z istniejącym towarem - przenosi na stan różnicę między ilością policzoną a zapamiętanym stanem,
- pozycja bez powiązania - zakłada nowy towar w Bazie towarów z policzoną ilością.
Zalecane jest sprawdzenie listy różnic przed wykonaniem wyrównania.
Ograniczenia:
- wyrównanie wymaga dokumentu zamkniętego,
- wyrównania nie da się wykonać drugi raz na tym samym dokumencie,
- wyrównania nie da się wykonać po ręcznym odblokowaniu dokumentu Bazy towarów.
Każda zmiana stanu wynikająca z wyrównania trafia do historii pozycji w Bazie towarów.
Odblokowanie dokumentu Bazy towarów¶
Odblokowanie jest osobną akcją, niezależną od zamknięcia i od wyrównania. Zdejmuje blokadę z powiązanego dokumentu Bazy towarów i przywraca na nim normalne operacje magazynowe.
Odblokowanie można wykonać także przed wyrównaniem - na przykład wtedy, gdy spis został przerwany i jego wyniku nie należy stosować. Po odblokowaniu wyrównanie stanów nie jest już możliwe.
Usunięcie dokumentu spisu, który nie został wcześniej odblokowany, zdejmuje blokadę automatycznie. Dzięki temu dokument Bazy towarów nigdy nie zostaje zablokowany na stałe.
Usunięcie dokumentu¶
Usunięcie dokumentu spisu nie zmienia stanów magazynowych. Jedynym efektem ubocznym jest automatyczne zdjęcie blokady z powiązanego dokumentu Bazy towarów, jeżeli blokada nadal obowiązywała.
Eksport i import¶
Dokument można wyeksportować do pliku CSV z ekranu szczegółów oraz wysłać e-mailem. Import dokumentu z pliku jest dostępny z listy dokumentów.
Eksport spisu zawiera obok siebie dwie kolumny ilości: policzoną oraz zapamiętany stan z Bazy towarów, co pozwala odtworzyć różnice w arkuszu kalkulacyjnym. Zawiera także walutę i jednostkę miary. Eksport może obejmować zdjęcia towarów, jeśli włączono odpowiednią opcję.
Ograniczenia¶
- Jeden dokument Bazy towarów może być objęty tylko jednym spisem naraz.
- Wyrównanie stanów wymaga dokumentu zamkniętego i wykonuje się tylko raz.
- Po odblokowaniu dokumentu Bazy towarów wyrównanie nie jest już możliwe.
- Moduł wymaga licencji DEMO, PRO albo PRO PLUS. W trybie DEMO obowiązują limity: 3 dokumenty i 10 pozycji na dokument.